RKSV Sicherheitseinrichtung – Leitfaden für den Betrieb
Statusanzeige, Ausfall, Verwaltung, DEP-Export, Kontrollbeleg sowie Monats- und Jahresbelege der RKSV-Sicherheitseinrichtung.
- Statusanzeige und Ausfall
- Verwaltung in der Kasse
- DEP exportieren und Kontrollbeleg drucken
- Monats- und Jahresbelege
Statusanzeige und Ausfall
Wurde Ihre Sicherheitseinrichtung bereits durch Ihren TOPTECH-Partner in Betrieb genommen, ist ihr Status links unten in der Kasse ablesbar.
Statusanzeige
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | OK |
| Orange | Ausfall |
| Grau | Deaktiviert |
Statusanzeige der Sicherheitseinrichtung links unten in der Kasse
Ausfall der Sicherheitseinrichtung
Ist die Sicherheitseinrichtung nicht verfügbar, weil zum Beispiel der Stick abgezogen wurde oder nicht mehr gelesen werden kann, wechselt die Statusanzeige auf Orange. Zusätzlich wird ein Beleg über den Ausfall gedruckt.
Wichtig: Ein Ausfall der Sicherheitseinrichtung, der länger als 48 Stunden andauert, muss dem Bundesministerium für Finanzen gemeldet werden.
Da ein Ausfall protokolliert und das Datenerfassungsprotokoll während des Ausfalls weitergeführt wird, ist er auch im Nachhinein jederzeit nachvollziehbar.
Verwaltung in der Kasse
In der Verwaltungsübersicht der Sicherheitseinrichtung in der Kasse können Kontrollbelege (0-Belege) gedruckt werden. Dort finden Sie auch den RKSV-Manager.
Die Einrichtung der Sicherheitseinrichtung mit dem Einrichtungsassistenten ist im Kapitel „RKSV Sicherheitseinrichtung (Einrichtungsassistent)“ ausführlich beschrieben.
Verwaltungsübersicht öffnen
- Drücken Sie in der Kassensoftware Tools → Auswertungen.
- Bestätigen Sie mit dem Pin-Code
0815. - Wechseln Sie auf den 3. Reiter Sicherheitseinrichtung.
Der Pin-Code für die Auswertungen ist in den Einstellungen der Kasse frei wählbar.
Statusanzeige der Sicherheitseinrichtung sowie verwendete Smartcard
DEP exportieren und Kontrollbeleg drucken
Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) und der Kontrollbeleg werden zum Beispiel bei einer Prüfung durch das Finanzamt benötigt.
Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren
- Drücken Sie im RKSV-Manager die Schaltfläche DEP Exportieren.
- Wählen Sie aus, welcher Bereich exportiert werden soll. Diese Auswahl ist relevant, wenn die Sicherheitseinrichtung zum Beispiel getauscht wurde.
- Navigieren Sie im Windows-Speicherdialog zum gewünschten Speicherort.
- Geben Sie eine Bezeichnung für die Datei ein, zum Beispiel Ihren Firmennamen und den Kassenplatz, und klicken Sie auf Speichern.
Das gesamte Datenerfassungsprotokoll dieser Kasse wird als JSON-Datei exportiert.
Dateinamen vergeben und speichern
Kontrollbeleg drucken
Mit dieser Funktion drucken Sie einen Kontrollbeleg, zum Beispiel wenn ein Finanzbeamter ihn verlangt. Der Beleg ist digital signiert und enthält 0 € Umsatz. Er wird im Journal sowie im Datenerfassungsprotokoll erfasst und dient zur Überprüfung der korrekten Funktion Ihrer Sicherheitseinrichtung.
Monats- und Jahresbelege
Monats- und Jahresbelege werden von der Kasse automatisch erstellt. Der Jahresbeleg muss jedes Jahr geprüft werden.
Monatsbelege nachdrucken
Monatsbelege werden nur gespeichert und nicht automatisch gedruckt. Über die Funktion Monatsbelege drucken im RKSV-Manager können Sie sie drucken.
- Klicken Sie im RKSV-Manager auf Monatsbelege drucken.
- Wählen Sie den gewünschten Beleg aus und klicken Sie auf Drucken.
RKSV-Manager: Monatsbelege drucken
Jahresbelege
Die erforderlichen Jahresbelege werden am ersten Tag im neuen Jahr, an dem die Registrierkasse gestartet und verwendet wird, automatisch erstellt und im Datenerfassungsprotokoll hinterlegt. Der Jahresbeleg wird zusätzlich ausgedruckt. Ist die automatische Datenübermittlung an FinanzOnline aktiv, werden die Jahresbelege auch automatisch an das Finanzamt übermittelt.
Jahreswechsel – was ist zu tun?
Wichtig: Die RKSV sieht vor, dass mit Ablauf jedes Kalenderjahres der Monatsbeleg mit dem Zählerstand zum Jahresende (Jahresbeleg) ausgedruckt und spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres geprüft wird.
Die Übermittlung eines Belegs zur Kontrolle, ob er richtig erstellt wurde und der Status OK ist, kann mit einer App für mobile Endgeräte oder im Datenstromverfahren (Webservice oder File-Upload) durchgeführt werden.
- Starten Sie am ersten Tag im neuen Jahr die Kassensoftware und buchen Sie den ersten Beleg. Der Jahresbeleg wird automatisch ausgedruckt.
- Prüfen Sie den Jahresbeleg mit der dafür vorgesehenen App oder direkt über FinanzOnline.
Gerne übernimmt Ihr TOPTECH-Service-Partner die Belegprüfung gegen eine Gebühr für Sie. Sie können den ausgedruckten Jahresbeleg auch Ihrem Steuerberater übergeben, damit dieser die Überprüfung durchführt.
Informationen des Bundesministeriums für Finanzen zum Jahresbeleg: Erinnerung zur Registrierkassenpflicht (BMF)