RKSV Sicherheitseinrichtung (RKSV-Manager) Sicherheitseinrichtung gemäß RKSV mit dem RKSV-Manager einrichten, stilllegen, in FinanzOnline registrieren und sichern – ab Version 5.4.5. Systembeschreibung Leitfaden zur Sicherheitseinrichtung und zur Inbetriebnahme der TOPTECH-Kasse gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Kasse, Signaturerstellungseinheit, Datenerfassungsprotokoll und Beleg mit QR-Code Einordnung des Kassensystems Bei der verwendeten Kasse handelt es sich gemäß Kassenrichtlinien um ein Registrierkassensystem vom Typ 3 (EDV-Kasse). Handbuch der Kassensoftware Ein gedrucktes Bedienerhandbuch wird bei der Installation vom Kassenpartner an den Kunden übergeben. Als PDF kann das Handbuch jederzeit im Ordner C:\Programme...\TTWin\Kassennachschau\ eingesehen werden. Datenspeicherung und Datenbanken Die Datenbank der Kasse ist im Betriebsmodus „Classic“ eine Microsoft-Access-Datenbank. Zum Sichern des RKSV-DEP wird parallel eine SQLite-Datenbank verwendet, die direkt auf jedem einzelnen Kassenplatz unter C:\Programme...\TTWin\toptech-rksv.sqlite3 gespeichert ist. Diese Datenbank wird durch den RKSV-Manager erstellt und in die SQL-Hauptdatenbank synchronisiert. Im Betriebsmodus „Next“ schreibt die Kasse bereits direkt in die SQL-Hauptdatenbank, und auch der RKSV-Manager benutzt direkt diese. Es gibt also keine Synchronisation auf ein anderes Medium. Deshalb ist im Betriebsmodus „Next“ das Sichern des RKSV-DEP einmal im Quartal auf einem externen Datenträger verpflichtend. Radierschutz und Geschäftsfälle So erfüllt das Kassensystem die Anforderungen der RKSV an Radierschutz, Signatur und Dokumentation der Geschäftsfälle. Elektronischer Radierschutz und Sicherheitseinrichtung Das Kassensystem erfüllt die RKSV durch die Verwendung elektronischer Signaturen. Dabei kommt pro Kassenplatz ein eigener Signaturchip zum Einsatz. Die Anmeldung der Registrierkasse bei FinanzOnline kann über den automatischen File-Upload von XML-Dateien oder manuell erfolgen. Sämtliche Einstellungen und Funktionen zur RKSV finden Sie im Kassenprogramm unter Tools → Auswertungen → Sicherheitseinrichtung. Dokumentation der Geschäftsfälle Sämtliche Geschäftsfälle (Belege) werden in einem elektronischen Journal (SQL-Datenbank) gespeichert und können nachträglich nicht mehr über die TOPTECH-Software geändert werden. Die eindeutige Kennzeichnung der Geschäftsfälle ergibt sich aus Filialnummer, Kassenplatznummer und Belegnummer. Auch Vorgänge, die keine Geschäftsfälle sind, wie Geldentnahmen oder Geldeinlagen, erhalten eine Belegnummer. Alle Barbelege, die gemäß RKSV signiert werden, sind auch im Umsatzzähler erfasst. Das gilt auch für Provisions- bzw. Vermittlungsgeschäfte, bei denen im Namen und auf Rechnung eines Dritten (ohne MwSt.) kassiert wird. Belege, die nicht unter die RKSV-Pflicht fallen und keine Barbelege gemäß RKSV sind, werden nicht signiert und haben keine Auswirkung auf den Umsatzzähler. Sie erhalten jedoch eine eindeutige Belegnummer. Signierte Belege erhalten zusätzlich eine fortlaufende Barumsatz-Nummer, die gemeinsam mit dem QR-Code auf den Belegen aufgedruckt wird. Der automatische Belegdruck ist gemäß Belegerteilungspflicht standardmäßig aktiviert. Export, Buchungs- und Belegtypen Exportfunktionen für eine Kassennachschau sowie die signierungspflichtigen Buchungstypen und Belegtypen des Datenerfassungsprotokolls. Exportfunktion im Fall einer Kassennachschau Der Export des Datenerfassungsprotokolls gemäß RKSV erfolgt direkt am Kassenplatz unter Tools → Auswertungen → Sicherheitseinrichtung → RKSV - Manager → DEP Exportieren. Die Journaldaten (DEP-Journaldaten und Kassen-Stammdaten) können gesammelt über alle abgeschlossenen Tage in der TOPTECH-Warenwirtschaft unter Tools → Finanzexport exportiert werden. Ein geeigneter, entsprechend beschrifteter Export-Datenträger (USB-Stick) ist Teil des Lieferumfangs jeder TOPTECH-Kasse. Er muss dem Finanzbeamten auf Anfrage inklusive Daten ausgehändigt werden. Change-Log und Beschreibungen Ein Change-Log der RKSV-spezifischen Bereiche finden Sie unter C:\Programme...\TTWin\Kassennachschau\Changelog_RKSV.txt. Updatebeschreibungen sowie weitere Anleitungen zu Softwarekomponenten und Erweiterungen liegen im Ordner C:\Programme...\TTWin\Dokumentationen und werden mit Softwareupdates automatisch ausgeliefert. Signierungspflichtige Buchungstypen Folgende Buchungstypen werden von der TOPTECH-Kassensoftware immer signiert und können nicht von der digitalen Signatur ausgeschlossen werden: Nummer Buchungstyp 1 Bar 7 Quick 8 Bankomat 9 Kreditkarte 10 Scheck 11 OP-Zahlung Quick 12 OP-Zahlung Bankomat Bei Bedarf können weitere Buchungstypen durch den autorisierten TOPTECH-Servicetechniker der digitalen Signierung zugeordnet werden. Belegtypen des Datenerfassungsprotokolls Belegtyp Wert Unset -1 Normal 0 Training 1 Cancellation 2 Monthly 3 Initialization 4 InitializationAfterMalfunction 5 Termination 6 Yearly 7 ReInitialization 8 Sicherheitseinrichtung einrichten Die Sicherheitseinrichtung wird mit dem RKSV-Manager aus dem Menü Auswertungen in der Kasse konfiguriert. Stellen Sie sicher, dass unter Auswertungen im Reiter Sicherheitseinrichtung die RKSV aktiviert ist. Datenerfassungsprotokoll-Initialexport Beim ersten Start des RKSV-Managers wird das gesamte DEP der Kasse in die Hauptdatenbank geschrieben. Je nach Größe der DEP-Tabelle und Netzwerkgeschwindigkeit kann das bis zu 5 Minuten dauern. Danach werden beim Start des RKSV-Managers nur noch Events synchronisiert, was binnen Sekunden geschieht. RKSV-Manager beim Synchronisieren Schritt 1 – Kasse einrichten Das Einrichten der Kasse und der Sicherheitseinrichtung finden Sie im rechten Bereich des RKSV-Managers im Reiter Übersicht. Die Meldung Alles in Ordnung in der Mitte bezieht sich auf ausständige RKSV-Ereignisse. Der Hinweis Automatische FinanzOnline-Meldungen nicht aktiviert wird so lange angezeigt, bis ein FinanzOnline-Webservice-Benutzer hinterlegt wurde. RKSV-Manager öffnen und Kasse einrichten Schritt 2 – Kasse und Sicherheitseinrichtung anlegen Nach einem Klick auf Kasse einrichten und mit angestecktem, auf die UID-Nummer der Firma registriertem Sicherheitschip werden Kasse und Chip registriert und anschließend ein Startbeleg erstellt. Alle diese Ereignisse werden als Events erzeugt und müssen vom Bediener in Eigenverantwortung an FinanzOnline gemeldet werden. Offene Meldungen nach dem Einrichten Schritt 3 – Offene Ereignisse bestätigen Nach dem Einrichten ist die Sicherheitseinrichtung verfügbar, unabhängig davon, wie und wann FinanzOnline informiert wird. Solange die Events nicht abgearbeitet sind, werden sie weiter angezeigt. Ohne FinanzOnline-Webservice-Benutzer müssen die Events nach der Übermittlung an FinanzOnline bestätigt werden. Öffnen Sie den Reiter Events → Offene Events. Klicken Sie das entsprechende Event an. Bestätigen Sie die Meldung links unten mit einem aussagekräftigen Kommentar und der handelnden Person. Offene Events bestätigen Schritt 4 – Alle Ereignisse bestätigt Wenn alle Meldungen bestätigt sind, zeigt die Übersichtsseite des RKSV-Managers Alles in Ordnung. Alle Ereignisse bestätigt Kasse stilllegen und neue Karte registrieren Im RKSV-Manager legen Sie eine Kasse still oder registrieren eine neue Signaturkarte. Kasse stilllegen Öffnen Sie den RKSV-Manager und wählen Sie Kasse stilllegen. Wählen Sie, welche Art von Stilllegung für Kasse und Sicherheitseinrichtung durchgeführt werden soll. Drucken Sie zum Abschluss des Dialogs den Schlussbeleg. Dialoge zur Stilllegung Ist keine automatische Meldung aktiviert, muss die Außerbetriebnahme in FinanzOnline gemeldet werden. Wurde auch die Sicherheitseinrichtung stillgelegt, sind danach 3 Events an FinanzOnline zu melden: die Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit, die Außerbetriebnahme der Registrierkasse und der Schlussbeleg. Offene Meldungen nach der Stilllegung Danach können keine Belege mehr von der Kasse abgeschlossen werden, bis eine neue Meldung wie unter „Sicherheitseinrichtung einrichten“ beschrieben übermittelt oder das RKSV-Modul deaktiviert wird. Neue Karte registrieren Falls die Signaturkarte getauscht werden soll oder muss, aktivieren Sie mit dem RKSV-Manager eine neue Karte. Öffnen Sie den RKSV-Manager und wählen Sie Neue Sicherheitseinrichtung. Legen Sie die aktuelle Sicherheitseinrichtung still. Aktivieren Sie im Anschluss die neue Sicherheitseinrichtung. RKSV-Manager: Neue Sicherheitseinrichtung Je nach Konfiguration müssen Sie die entstandenen Ereignisse an FinanzOnline melden. Kasse in FinanzOnline registrieren Um die Kasse in FinanzOnline zu registrieren, gibt es drei Möglichkeiten: XML-File-Upload Dialogverfahren (die Werte werden vom Startbeleg abgetippt) Webservice Empfohlen wird die Registrierung per Webservice. Dafür ist eine kostenpflichtige Lizenz von TopTech notwendig. Webservice-Benutzer verbinden Für eine UID wird nur ein Webservice-Benutzer benötigt, unabhängig davon, wie viele Kassen bzw. Filialen existieren. Die Zugangsdaten werden als globale Einstellungen in der Hauptdatenbank hinterlegt und müssen pro Filiale nur auf einer Kasse eingegeben werden. Die anderen Kassen übernehmen sie automatisch. Legen Sie in FinanzOnline unter Eingaben → Registrierkassen → Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice einen Webservice-Benutzer an. Öffnen Sie den RKSV-Manager und wechseln Sie auf den Reiter Einstellungen. Tragen Sie die Zugangsdaten ein. Aktivieren Sie die Checkbox Meldungen automatisch an FinanzOnline übermitteln. RKSV-Manager: Reiter „Einstellungen“ Die automatische Übermittlung wird erst ausgeführt, wenn die Checkbox aktiviert ist. Danach müssen die Ereignisse nicht mehr manuell gesendet werden. Diese Funktion steht nur mit der entsprechenden Lizenz zur Verfügung. Testmodus aktivieren Zu Testzwecken kann in der Hauptdatenbank in der Tabelle RKSVSettings folgender Eintrag hinzugefügt werden: FilialNummer Kasse SettingsKey Value -1 -1 Fon_Testuebermittlung true Der Wert -1 bedeutet, dass die Einstellung für alle Filialen bzw. Kassen gilt. Wurde der Eintrag erfolgreich gesetzt, zeigt der RKSV-Manager ganz unten in Rot an, dass er im Testmodus ist. Der Testmodus ist nicht für den Echtbetrieb gedacht. Dateien für den File-Upload exportieren Findet keine automatische Datenübermittlung statt, müssen die XML-Dateien gespeichert und im Portal von FinanzOnline hochgeladen werden. Öffnen Sie im RKSV-Manager den Reiter Events. Klicken Sie das gewünschte Event an und rechts unten auf FinanzOnline XML speichern. Beim Einrichten einer Kasse müssen die drei entstandenen Events exportiert und hochgeladen werden, beim Stilllegen sind es zwei Stilllegungsevents. Events als FinanzOnline-XML speichern Die drei erzeugten XML-Dateien File-Upload in FinanzOnline Öffnen Sie FinanzOnline unter finanzonline.bmf.gv.at und melden Sie sich an. Wählen Sie im Menü Eingaben → Übermittlung. FinanzOnline: Eingaben → Übermittlung XML-Dateien hochladen Wählen Sie bei Art der Erklärung die Option Registrierkassen. Laden Sie der Reihe nach die drei XML-Dateien hoch: FON Reg Se AT1-xxxx.xml (Registrierung Chipkarte) FON Reg Kasse TT-x-x.xml (Registrierung des Kassenplatzes) FON Belegprüfung Kasse TT-x-x.xml Produktionsübermittlung mit der Art der Erklärung „Registrierkassen“ Dialogverfahren in FinanzOnline Die Registrierkasse kann auch über die Formulare in FinanzOnline konfiguriert werden, über den Menüpunkt Eingaben → Registrierkassen. Funktionen im Dialogverfahren Folgende Funktionen müssen über das Dialogverfahren abgewickelt werden: Meldung eines Ausfalls, der länger als 48 Stunden dauert (binnen einer Woche) Wiederinbetriebnahme nach einem Ausfall Stilllegung oder Diebstahl der Kasse Liste der Registrierkassen Belegprüfung via App FinanzOnline: Eingaben → Registrierkassen Alle Informationen dazu finden Sie im Handbuch Registrierkassen des Bundesministeriums für Finanzen. Datensicherung Die signierten Belege müssen gesetzlich vorgeschrieben alle 3 Monate auf einem externen Medium gesichert werden. Sicherung über die Hauptdatenbank Durch den RKSV-Manager ist die Sicherung grundsätzlich gewährleistet, solange die Hauptdatenbank auf einem anderen Rechner als die TopTech-Kasse betrieben wird. Da die signierten Belege in der Hauptdatenbank abgelegt sind, können sie mit dem TopTech-Backup aus der Warenwirtschaft gesetzeskonform gesichert werden. Wir empfehlen, dieses Backup mindestens einmal im Monat zu erstellen und auf einem externen Datenträger zu sichern – nicht nur wegen der Vorgaben des Finanzamts, sondern auch, um Datenverlust zu vermeiden.