WAWI

• Anleitung Pfandsystem
• Allgemeine Informationen
• Pfand einem Artikel zuweisen
• Verkauf an der Kasse
• Pfandrücknahme
• Eigene Rücknahmeartikel anlegen
• UKO-Direktanbindung
• UKO-Schnittstelle einrichten
• Artikel zuweisen
• Füllstände in der Kasse verbuchen
• Automaten Lite
• Automaten einrichten und Artikel zuweisen
• Befüllvorschlag importieren und verbuchen
• Inventur mit dem Opticon-MDE-Gerät
• MDE-Gerät befüllen
• Artikel scannen
• Inventur übernehmen und abschließen
• Inventuren
• Inventur-Übersicht
• Erfassungsliste drucken
• Neue Inventur erstellen
• Inventur bearbeiten und abschließen
• Inventurbewertung drucken
• Handbuch Warenwirtschaft
• Starten und Übersicht
• Bestellungen
• Artikel anlegen und suchen
• Warenkorb
• Lager und Wareneingang
• Inventur
• Adressen und Auswertungen
• Aktionen
• Artikelimport
• Einstellungen und Bedienerverwaltung
• Artikelimporter
• Importer öffnen und Lieferanten auswählen
• Lieferanten und Warengruppen einstellen
• Testimport und Import

Anleitung Pfandsystem

Allgemeine Informationen

Mit dem Update ist Ihr System automatisch auf die österreichische Pfandregelung vorbereitet. Damit der Verkauf von pfandpflichtigen Artikeln korrekt funktioniert, führen Sie bitte die Schritte in dieser Anleitung sorgfältig aus.

Welche Artikel sind pfandpflichtig?

Von der Pfandpflicht sind nur Artikel betroffen, die mit dem Pfandlogo gekennzeichnet sind. Alle anderen Artikel fallen nicht unter die Pfandpflicht.

Das Pfandlogo auf pfandpflichtigen Getränken

Was das Update automatisch einrichtet

Die Warengruppen und die Pfandartikel werden durch das Update automatisch angelegt. Sie müssen nur noch den pfandpflichtigen Artikeln das Pfand zuweisen, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Kasse mit Pfand beim Verkauf und bei der Rücknahme

Pfand einem Artikel zuweisen

Damit die Kasse das Pfand automatisch berechnet, müssen Sie die pfandpflichtigen Artikel in der Warenwirtschaft eindeutig markieren. Dazu schalten Sie beim Artikel lediglich den Artikelschalter Pfandartikel (Verkauf) ein.

Artikeleigenschaften öffnen

1. Öffnen Sie in der Warenwirtschaft die Artikeldetails des gewünschten Artikels.
2. Wechseln Sie auf Artikeleigenschaften.

Artikeldetails: Reiter „Artikeleigenschaften“

Schalter aktivieren und Pfandartikel wählen

1. Aktivieren Sie den Schalter Pfandartikel (Verkauf).
2. Wählen Sie darunter bei Pfandartikel den passenden Pfandartikel aus.

Schalter „Pfandartikel (Verkauf)“ mit Auswahl des Pfandartikels

Verkauf an der Kasse

Pfandpflichtige Artikel verkaufen Sie wie gewohnt. Das Pfand bucht die Kasse automatisch dazu.

Artikel verkaufen

• Artikel scannen: Scannen Sie den gewünschten Artikel mit dem Scanner ein.
• Artikelschnelltaste verwenden: Alternativ können Sie eine hinterlegte Artikelschnelltaste nutzen.
• Automatische Pfandberechnung: Das System fügt das Pfand automatisch zum Artikel hinzu.

Menge ändern oder Artikel löschen

• Die Menge des Pfands erhöht sich automatisch mit der Menge des Artikels.
• Wenn Sie den Artikel löschen, wird das Pfand automatisch mit entfernt.

Pfandrücknahme

Für die Rücknahme von Pfandartikeln steht an der Kasse eine eigene Funktion zur Verfügung.

Pfand über Tools zurücknehmen

1. Drücken Sie an der Kasse Tools → Pfand.
2. Wählen Sie den gewünschten Pfandrücknahmeartikel aus, zum Beispiel Pfand Rücknahme Dose oder Pfand Rücknahme Flasche (PET).

Tools → Pfand mit den Pfandrücknahmeartikeln

Eigene Taste anlegen

Alternativ können Sie sich für die Pfandrücknahme eine eigene Taste anlegen.

1. Wählen Sie im Tastendesigner die Funktion Pfand Rücknahme aus.

Tastendesigner: Funktion „Pfand Rücknahme“

Sobald Sie auf eine der Tasten klicken, erscheinen die Pfandrücknahmeartikel, die Sie zur Pfandrücknahme buchen können.

Eigene Taste „Pfand Rücknahme“ auf der Tastatur

Eigene Rücknahmeartikel anlegen

Statt der automatisch angelegten Pfandrücknahmeartikel können Sie auch eigene Rücknahmeartikel anlegen und verwenden.

Rücknahmeartikel anlegen

1. Legen Sie in der Warenwirtschaft den gewünschten Artikel an.
2. Aktivieren Sie in den Artikeleigenschaften den Schalter Pfand Rücknahme.
3. Weisen Sie dem Artikel die Hauptwarengruppe und die Warengruppe Pfand Rücknahme zu, damit er bei den Rücknahmetasten angezeigt wird.

Schalter „Pfand Rücknahme“ in den Artikeleigenschaften

Änderungen an die Kasse übertragen

1. Senden Sie einmal Daten an Kassen.
2. Starten Sie die Kasse gegebenenfalls neu.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

UKO-Direktanbindung

UKO-Schnittstelle einrichten

Über die UKO-Schnittstelle werden die Füllstände von UKO-Automaten direkt in die Warenwirtschaft und die Kasse übernommen.

UKO-Schnittstelle aktivieren

1. Öffnen Sie in der Warenwirtschaft Einstellungen → Kasseneinstellungen → Automaten-Anbindung.
2. Setzen Sie das Häkchen bei UKO-Anbindung aktiv und geben Sie Ihre Zugangsdaten für UKO ein.
3. Speichern Sie die Einstellungen.

Einstellungen: Automaten-Anbindung

UKO-Automaten festlegen

1. Öffnen Sie unter Adressen den entsprechenden Automaten.
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Automat und wählen Sie im leeren Feld den Hersteller UKO aus.
3. Wählen Sie im darunter erscheinenden Feld die passende UKO Automaten ID aus der UKO-Telemetrie. Alle aktiven IDs werden bereits angezeigt.

Adressen: Hersteller UKO und Automaten-ID

Artikel zuweisen

Damit die Füllstände erkannt werden, weisen Sie dem Automaten seine Artikel zu.

Artikel zuweisen

1. Starten Sie die Warenwirtschaft einmal neu, damit die Einstellungen übernommen werden.
2. Klicken Sie auf Automaten → Automatenzuweisung und prüfen Sie, ob am oberen Rand der richtige Automat angezeigt wird. Wählen Sie ihn gegebenenfalls aus.
3. Suchen Sie die Artikel, die der Automat enthält, und weisen Sie sie zu.

Der Name des Artikels beim Automaten muss zu 100 % mit der Automatenbelegung übereinstimmen. Gibt es Unterschiede im Namen, wird der Artikel nicht erkannt.

Automatenzuweisung

Zuweisung prüfen

Bei den Füllständen sehen Sie, ob ein Artikel erkannt wird: ein grünes Häkchen bedeutet erkannt, ein rotes X nicht erkannt. Sind alle Artikel richtig zugewiesen, haben alle Füllstände ein grünes Häkchen.

Füllstände mit grünem Häkchen bzw. rotem X

Füllstände in der Kasse verbuchen

In der Kasse übernehmen Sie die Differenzen der Füllstände und verbuchen sie.

Füllstände verbuchen

1. Öffnen Sie in der Kasse Tools → Automaten-Füllstände. Es erscheint die gleiche Übersicht wie in der Warenwirtschaft bei den Füllständen.
2. Stellen Sie sicher, dass der richtige Automat ausgewählt ist.
3. Kopieren Sie die Differenzen mit Verbuchen am unteren Rand in die Kasse.
4. Überarbeiten Sie die Positionen bei Bedarf und verbuchen Sie den Beleg.

Kasse: Automaten-Füllstände

Automaten Lite

Automaten einrichten und Artikel zuweisen

Mit Automaten Lite übernehmen Sie den Befüllvorschlag eines Automaten per Importdatei in die Kasse.

Automat in der Warenwirtschaft einrichten

1. Öffnen Sie in der Warenwirtschaft unter Adressen den entsprechenden Automaten.
2. Stellen Sie den Schieberegler bei Automat auf Ja.
3. Wählen Sie darunter den Automatenanbieter aus.

Adressen: Schieberegler „Automat“ und Automatenanbieter

Artikel dem Automaten zuweisen

1. Starten Sie die Warenwirtschaft einmal neu, damit die Einstellungen übernommen werden.
2. Klicken Sie auf Automaten → Automatenzuweisung und prüfen Sie, ob am oberen Rand der richtige Automat angezeigt wird. Wählen Sie ihn gegebenenfalls aus.
3. Suchen Sie die Artikel, die der Automat enthält, und weisen Sie sie zu.

Der Name des Artikels beim Automaten muss zu 100 % mit der Automatenbelegung übereinstimmen, auch die Groß- und Kleinschreibung.

Automatenzuweisung

Befüllvorschlag importieren und verbuchen

Sind alle Artikel richtig zugewiesen, können Sie mit dem Import beginnen.

Befüllvorschlag importieren

1. Öffnen Sie in der Kasse Tools → Services → Automaten Befüllvorschlag Import.

Services: Automaten Befüllvorschlag Import

Datei auswählen

1. Wählen Sie den Automaten, den Sie befüllen möchten.
2. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die Importdatei. Die Artikel der Importdatei werden in die Kasse geladen.

Automat wählen und Datei auswählen

Artikel verbuchen

1. Weisen Sie den Automaten zu, auf den Sie die Artikel verbuchen möchten.
2. Kontrollieren Sie alle Positionen.
3. Verbuchen Sie den Beleg.

Importierte Artikel mit zugewiesenem Automaten

Inventur mit dem Opticon-MDE-Gerät

MDE-Gerät befüllen

So führen Sie eine Inventur mit dem Opticon-MDE-Gerät durch. Zuerst befüllen Sie das Gerät mit Ihren Artikeln.

Wichtig: Stellen Sie vor Beginn der Inventur sicher, dass alle Kassen in der Warenwirtschaft abgeschlossen sind. Drucken Sie den Erlösbericht aus und prüfen Sie, dass alle Kassen darauf angeführt sind (zum Beispiel Kasse 1 und Kasse 2). Buchen Sie wenn notwendig Automaten retour.

MDE vorbereiten öffnen

1. Navigieren Sie in der Warenwirtschaft auf Aktionen → MDE vorbereiten.

Aktionen → MDE vorbereiten

Artikel auswählen

Legen Sie fest, ob Sie alle Artikel auf das MDE-Gerät übertragen oder nur bestimmte Hauptwarengruppen bzw. Warengruppen.

Fenster „MDE vorbereiten“

Bestimmte Warengruppen übertragen

1. Setzen Sie den Punkt bei gewählte Warengruppen.
2. Setzen Sie bei allen Haupt- und Warengruppen, die Sie am Gerät haben möchten, ein Häkchen.

Option „gewählte Warengruppen“

Artikel auf das Gerät übertragen

1. Stecken Sie das MDE-Gerät in die Ladestation (Cradle).
2. Klicken Sie in der Warenwirtschaft auf MDE vorbereiten.
3. Drücken Sie am MDE-Gerät die Taste 9 STAMMDATEN.
4. Bestätigen Sie die Frage, ob die Stammdaten überschrieben werden sollen, mit der Taste 1. Die Artikel werden übertragen.

MDE-Gerät: 9 STAMMDATEN und Übertragung am PC

Artikel scannen

Nach der Übertragung erfassen Sie mit dem MDE-Gerät die Lagermengen.

Artikel scannen

1. Drücken Sie am MDE-Gerät auf SCAN. Die Scan-Maske erscheint.
2. Scannen Sie den Artikel ein und geben Sie die Stückzahl ein.
3. Drücken Sie ENT, um den nächsten Artikel zu scannen.

Scan-Taste und Scan-Maske

Haben Sie sich bei der Eingabe geirrt, löschen Sie den falschen Wert mit der Taste F3 und geben den richtigen Wert ein.

Tasten F3 (Löschen) und ENT (Weiter)

Erfassung beenden

1. Wenn Sie alle Artikel gescannt und die Lagermengen eingegeben haben, drücken Sie am MDE-Gerät die Taste F1.
2. Stecken Sie das Gerät wieder in die Ladestation.

Inventur übernehmen und abschließen

Zum Abschluss übertragen Sie die erfassten Werte in eine Inventur der Warenwirtschaft.

Neue Inventur anlegen

1. Klicken Sie in der Warenwirtschaft auf Lager → Inventur → Neue Inventur.
2. Bestätigen Sie die Abfrage zur Datensicherung. Diese sollten Sie unbedingt durchführen, falls noch nicht erledigt.
3. Wählen Sie Normale Inventur oder Dynamische Inventur und klicken Sie auf Übernehmen.

Neue Inventur anlegen

MDE-Daten übernehmen

1. Klicken Sie in der geöffneten Inventur links auf MDE Übernahme. Ein neues Fenster öffnet sich.
2. Drücken Sie am MDE-Gerät die Taste 7 SENDEN. Die Inventur wird auf den PC übertragen.

MDE Übernahme in der Inventur

MDE-Gerät: 7 SENDEN

Inventur abschließen

1. Sind alle Inventurwerte eingegeben, klicken Sie auf Inventur abschließen.
2. Bestätigen Sie die Frage, ob die Inventurwerte als neue Lagerwerte übernommen werden sollen, mit Ja.

Inventurwerte als neue Lagerwerte übernehmen

Daten am MDE-Gerät löschen

1. Ist die Inventur erfolgreich abgeschlossen, löschen Sie die Inventur am MDE-Gerät mit der Taste 1.

Inventur am MDE-Gerät löschen

Inventuren

Inventur-Übersicht

In der Inventur-Übersicht der Warenwirtschaft erstellen, bearbeiten, drucken und löschen Sie Inventuren.

Wichtig: TopTech empfiehlt, alle offenen Verkaufstage in der Warenwirtschaft abzuschließen und während der Inventur keine weiteren Buchungen zu tätigen. So vermeiden Sie Missverständnisse und Fehleingaben bei den gezählten Lagerwerten.

Inventur-Übersicht

Inventur-Übersicht mit den nummerierten Bereichen

Die Nummern beziehen sich auf die Markierungen in der Abbildung:

1. Klicken Sie auf Lager und danach auf Inventur, um zur Inventur-Übersicht zu gelangen.
2. Die Übersicht enthält Daten über bereits erstellte Inventuren:
   • Auswahl dient zur Mehrfachauswahl für Inventurbewertungen.
   • Datum, Inventurtyp, Lager und Bezeichnung der Inventur.
   • Zur Inventur hinzugefügte Artikel zeigt die Anzahl der geladenen Artikel.
   • Abgeschlossen zeigt den Status der Inventur.
3. Neue Inventur erstellen.
4. Offene Inventur bearbeiten. Alternativ gelangen Sie mit einem Doppelklick auf die Inventur zur Bearbeitung.
5. Drucken: Erfassungsliste oder Inventurbewertung drucken.
6. Eine offene, noch nicht abgeschlossene Inventur löschen.

Achtung: Eine gelöschte Inventur kann nicht wiederhergestellt werden.

Erfassungsliste drucken

Die Erfassungsliste hilft Ihnen, Zählstände auf Papier zu notieren und anschließend in die Inventur zu übertragen. Sie öffnen sie in der Inventur-Übersicht über Drucken.

Erfassungsliste drucken

Erfassungsliste drucken

Die Nummern beziehen sich auf die Markierungen in der Abbildung:

1. Wählen Sie den Bericht im Dropdownmenü aus:
   • Erfassungsliste mit EAN, mit Kurznummer oder mit Bestellnummer erzeugen eine Artikelzählliste der ausgewählten Warengruppen mit EAN, Kurznummer bzw. Bestellnummer.
   • Sollstand zeigt den Sollwert des Lagerstands auf der Erfassungsliste an.
   • Warengruppen auf eigener Seite drucken beginnt jede Warengruppe auf einer neuen Seite.
2. Wählen Sie die Artikel aus: Alle Artikel, Hauptwarengruppe, Warengruppe, Lieferant oder Mehrere Warengruppen (beliebige Zusammenstellung von Haupt- und Warengruppen).
3. Auswahlfenster für Hauptwarengruppen, Warengruppen oder Lieferanten.
4. Auswählen zeigt die Erfassungsliste in einem neuen Fenster an. Dort können Sie sie über das Druck-Symbol drucken oder über das Speichern-Symbol abspeichern.

Neue Inventur erstellen

Eine neue Inventur erstellen Sie in der Inventur-Übersicht über Neue Inventur.

Zunächst werden Sie gefragt, ob eine Datensicherung erstellt werden soll. TopTech empfiehlt, vor jeder Inventur eine Datensicherung zu erstellen. Klicken Sie dafür auf Ja. Das kann einen Moment dauern, brechen Sie den Vorgang nicht ab.

Inventur erstellen

Neue Inventur erstellen

Die Nummern beziehen sich auf die Markierungen in der Abbildung:

1. Wählen Sie den Inventurtyp:
   • Normale Inventur lädt alle Artikel der ausgewählten Warengruppen oder Lieferanten. Üblich für Inventuren am Quartals- oder Jahresende.
   • Dynamische Inventur lädt beim Erstellen keine Artikel. Alle Artikel werden über die Suche, einen Handscanner oder ein MDE-Gerät geladen. Üblich für kleine Inventuren zwischendurch.
   • Differenz Inventur lädt alle Artikel, die in der ausgewählten Inventur nicht enthalten waren. Damit werden Inventuren vervollständigt.
   • Stichtag Inventur lädt alle Artikel der ausgewählten Warengruppen oder Lieferanten mit dem Lagerstand des ausgewählten Stichtags.
2. Wählen Sie die Artikel aus: Alle Artikel, Hauptwarengruppe, Warengruppe, Lieferant oder Mehrere Warengruppen.
3. Auswahlfenster für Hauptwarengruppen, Warengruppen oder Lieferanten. Bei der Differenz-Inventur erscheint hier die Liste der verfügbaren Inventuren.
4. Ist diese Checkbox aktiviert, werden nur Artikel mit mindestens einer Lagerbewegung geladen.
5. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Inventur zu erstellen.

Inventur bearbeiten und abschließen

In der geöffneten Inventur tragen Sie die gezählten Lagerstände ein und schließen die Inventur ab.

Inventur bearbeiten

Geöffnete Inventur mit den nummerierten Bereichen

Die Nummern beziehen sich auf die Markierungen in der Abbildung:

1. Funktionen für den ausgewählten Artikel:
   • Lagerführung deaktivieren deaktiviert die Lagerführung des Artikels und entfernt ihn sofort aus der Inventur. Achtung: Alle bisherigen Lagerbewegungen dieses Artikels werden gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
   • Preise temporär ändern ändert den Einkaufspreis (EKP) und Verkaufspreis (VKP) des Artikels nur für die geöffnete Inventur. Die Artikeldaten bleiben unverändert.
2. Auflistung der Inventurwerte.
3. Aufklappbares Menü (Pfeiltaste am Bildschirm):
   • Gezählte Stände auf 0 stellen setzt alle Werte in der Spalte „Gezählter Stand“ auf 0. Achtung: Bereits eingegebene Werte werden überschrieben.
   • Stand laut Lager übernehmen setzt alle Werte in der Spalte „Gezählter Stand“ auf den aktuellen Lagerstand. Achtung: Bereits eingegebene Werte werden überschrieben.
   • Alle fehlenden Artikel laden lädt alle vorhandenen Artikel, die noch nicht in der Inventur sind.
   • MDE Übernahme lädt alle Artikel aus dem Speicher des MDE-Geräts in die Inventur.
4. Artikel per EAN hinzufügen: EAN oder Bestellnummer eingeben und mit Enter oder Hinzufügen bestätigen. Dafür kann auch ein Handscanner verwendet werden.
5. Artikelsuche nach Namen: Klicken Sie auf Suchen und geben Sie die Bezeichnung ein. Mit der Jokersuche finden Sie Artikel auch über Teile der Bezeichnung. Laden Sie den Artikel mit Hinzufügen in die Inventur.
6. Spalten der Inventurliste:
   • Auswahl zur Mehrfachauswahl, um mehrere Positionen gleichzeitig zu löschen.
   • Bezeichnung, Hauptwarengruppe, Warengruppe und Lieferant des Artikels.
   • Inventurwert-EK: Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Erstellung der Inventur.
   • Berechneter Stand: Lagerstand zum Zeitpunkt der Erstellung der Inventur.
   • Gezählter Stand: Hier geben Sie die gezählten Lagerstände ein.
   • Abweichung und Abweichung in Euro: Differenz zwischen gezähltem und berechnetem Lagerstand in Stück bzw. Euro.
7. Eingabefeld für den gezählten Lagerstand: Klicken Sie in das Feld, geben Sie den Stand ein und springen Sie mit Enter oder Pfeil nach unten zum nächsten Artikel.
8. Inventur abschließen: Haben Sie alle Artikel gezählt und eingetragen, schließen Sie hier die Inventur ab. Lesen Sie die Warnungen genau und bestätigen Sie zweimal mit Ja.

Wichtig: Prüfen Sie unbedingt, ob alle Werte in der Spalte „Gezählter Stand“ korrekt sind. Die Lagerstände aller Artikel, bei denen 0 oder kein gezählter Stand eingetragen ist, werden beim Abschluss auf 0 gesetzt. Eine abgeschlossene Inventur kann nicht mehr geändert oder rückgängig gemacht werden.

Weitere Funktionen

• Erfassungsliste drucken druckt eine Zählliste aller Artikel der geöffneten Inventur.
• Position löschen entfernt den Artikel der markierten Zeile aus der Inventur. Über die Spalte „Auswahl“ entfernen Sie mehrere Artikel auf einmal.

Achtung: Die markierte Zeile wird ebenfalls aus der Inventur entfernt, auch wenn mehrere Häkchen in der Spalte „Auswahl“ gesetzt wurden.

Inventurbewertung drucken

Die Inventurbewertung stellt Ihre Inventur bzw. Lagerwerte übersichtlich dar. Sie öffnen sie in der Inventur-Übersicht über Drucken. Einige Datenfelder können Sie nach Wunsch ein- oder ausblenden.

Inventurbewertung drucken

Inventurbewertung drucken

Die Nummern beziehen sich auf die Markierungen in der Abbildung:

1. Wählen Sie den Bericht im Dropdownmenü aus:
   • Inventurbewertung und Inventurbewertung komprimiert erzeugen eine Liste aller Warengruppen mit ihren Lagerwerten. Die komprimierte Variante zeigt nur die wichtigsten Werte.
   • Differenzen zeigt die Abweichung der Lagerwerte in Euro.
   • Differenzliste zeigt die Abweichung der Lagerwerte in Euro als Liste am Ende des Berichts.
   • BewertungEK bzw. BewertungVK zeigt die berechnete Lagerbewertung zu Einkaufs- bzw. Verkaufspreisen.
   • Sollwerte zeigt zusätzlich zum Ist-Stand den Soll-Stand zum Zeitpunkt der Erstellung der Inventur.
   • Artikelgenau zeigt jeden Artikel einzeln. Achtung: Die Liste wird dadurch sehr lang.
2. Auswählen zeigt die Inventurbewertung in einem neuen Fenster an. Dort können Sie sie über das Druck-Symbol drucken oder über das Speichern-Symbol abspeichern.

Handbuch Warenwirtschaft

Starten und Übersicht

Die TopTech Warenwirtschaft (Wawi) wird je nach Einrichtung durch den Techniker über das Startmenü oder über die Verknüpfung Wawi.exe gestartet.

Startmenü und Verknüpfung

Anmelden

Nach dem Start erscheint die Bedieneranmeldung. Wählen Sie Ihren Benutzer aus und geben Sie Ihr Passwort ein.

Bedieneranmeldung

Die Übersicht

Nach der Anmeldung erscheint die Oberfläche der Warenwirtschaft mit den wichtigsten Informationen und Funktionstasten.

Übersicht der Warenwirtschaft

• Am linken Rand befinden sich die einzelnen Menükategorien.
• In der Mitte sehen Sie die Umsätze der Kassen und darunter die Umsätze pro Bediener. Über die drei Striche am rechten Rand speichern Sie diese Übersichten als Excel-Tabelle. Detailliertere Angaben finden Sie unter den Auswertungen.
• Rechts oben zeigt das News-Fenster Neuigkeiten, zum Beispiel neue Artikelstämme der Lieferanten.
• Die Favoritentasten unter den News können einzeln ein- oder ausgeblendet werden. Sie finden diese Funktionen auch in den jeweiligen Menüpunkten am linken Rand.

Bestellungen

Unter Bestellungen erstellen Sie Bestellungen, lassen Bestellvorschläge berechnen und buchen gelieferte Ware zu.

Bestellung anlegen

1. Klicken Sie auf den Reiter Bestellungen. Eine neue Bestellung öffnet sich automatisch.
2. Wählen Sie oben bei Lieferant über den Pfeil den gewünschten Lieferanten aus.

Damit ein Lieferant hier erscheint, muss er unter Adressen gespeichert sein.

Neue Bestellung

Lieferant auswählen

Bestellvorschlag berechnen

Mit Bestellvorschlag berechnen erhalten Sie einen Vorschlag auf Basis Ihrer Verkaufsdaten.

Ein Artikel, der noch nie verkauft wurde, erscheint nicht im Bestellvorschlag. Neue Artikel fügen Sie über die Artikelsuche im Feld darunter hinzu.

• Geben Sie den durchschnittlichen Verkauf für eine bestimmte Anzahl an Tagen ein, also für wie viele Tage die Bestellung ungefähr reichen soll.
• Bei Historischer Verkauf können Sie einen Zeitraum mit besonders wenig oder viel Verkauf als Berechnungsgrundlage wählen.
• Darunter wählen Sie die Haupt- und Warengruppen aus, die bestellt werden sollen.

Bestellvorschlag berechnen

Warengruppenfilter

Die Auswahl der Warengruppen können Sie über Warengruppenfilter als Filter für zukünftige Bestellungen speichern.

• Zum Speichern geben Sie eine Bezeichnung ein und klicken auf Aktuelle Auswahl als WG-Filter speichern.
• Zum Anwenden wählen Sie den Filter unter Vordefinierte Filter anwenden aus.

Warengruppenfilter

Bestellung prüfen und versenden

1. Klicken Sie auf Übernehmen. Nach kurzer Ladezeit erscheinen die Artikel in der Liste.
2. Kontrollieren und überarbeiten Sie die Bestellmengen. Fehlende Artikel fügen Sie über das Suchfeld oder verfügbare Artikel anzeigen hinzu. Details zu jedem Artikel finden Sie oben in den Registerkarten.
3. Klicken Sie auf Bestellen und bestätigen Sie die Übergabe an den Lieferanten mit Ja.
4. Wählen Sie, wie die Bestellung weitergeleitet wird. Ist beim Lieferanten eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wählen Sie E-Mail und klicken auf Übernehmen.

Bestellvorschlag mit Bestellmengen

Übermittlungsart wählen

Bestellung speichern oder drucken

• Mit Speichern sichern Sie die Bestellung für später. Sie finden sie dann unter Erfasst – nicht bestellt und können sie von dort versenden.
• Mit Drucken drucken Sie die Erfassungsliste der Bestellung.
• Bereits versendete Bestellungen finden Sie unter Bestellt – nicht erfasst.

Gelieferte Ware zubuchen

Sobald die Ware ankommt, buchen Sie sie zu, damit die Lagermengen stimmen.

1. Öffnen Sie die entsprechende Bestellung.
2. Tragen Sie in der Spalte Zugang die erhaltene Menge ein. Auch den EKP (Einkaufspreis) können Sie hier aktualisieren.
3. Klicken Sie auf Verbuchen und bestätigen Sie, damit die Lagerstände aktualisiert werden.

Damit auch die eingetragenen EKPs übernommen werden, setzen Sie das Häkchen bei EKPs übernehmen. Sonst bleiben die Preise wie in den Artikeln gespeichert.

Zugang eintragen und verbuchen

Artikel anlegen und suchen

Im Reiter Artikel bzw. Artikelliste finden Sie alle Artikel. Sie können sie bearbeiten, löschen oder neue Artikel anlegen.

Artikelliste

Neuen Artikel anlegen

1. Klicken Sie auf Neuer Artikel.
2. Geben Sie unter Stammdaten Bezeichnung, Warengruppe und Steuergruppe ein.
3. Geben Sie unter Auszeichnungen Einzel/Gebinde die EAN-Barcodes ein. Gebinde sind Packungen mit mehreren Einzelartikeln. Unter PLU/Kurznummer vergeben Sie eine einmalige Erkennungsnummer, viele Betriebe verwenden hier die Bestellnummer.
4. Wählen Sie unter Hauptlieferant den Lieferanten und geben Sie dessen Bestellnummer, die Bestelleinheit und die Mindestbestellmenge ein.
5. Geben Sie unter Preisgestaltung den Einkaufspreis, den gewünschten Aufschlag und/oder den Verkaufspreis ein.
6. Legen Sie unter Lager fest, ob der Artikel ein Auslaufartikel ist, ob er Lagerführung hat, wie viele Sie lagernd haben und die Mindestlagermenge. Die Mindestlagermenge wird auch beim Bestellvorschlag berücksichtigt.
7. Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Schließen.

Neuen Artikel anlegen

Sie können auch einen bestehenden Artikel kopieren und nur die notwendigen Daten anpassen.

Artikel suchen

• Klicken Sie bei Powersuche auf den Pfeil, um das Suchkriterium auszuwählen. Die Powersuche sucht an mehreren Stellen gleichzeitig.
• Im Feld daneben geben Sie je nach Suche detailliertere Filter ein, zum Beispiel <, =, >, enthält oder enthält nicht.

Suchkriterien der Powersuche

Mehrere Suchfilter

Wählen Sie die Kriterien aus und klicken Sie auf Hinzufügen, dann geben Sie den nächsten Filter ein. Die Filter erscheinen unter der Suchleiste und können dort wieder entfernt werden.

Mehrere Suchfilter

Mit einem Doppelklick auf einen Artikel in der Liste öffnen Sie seine Detailansicht. Die wichtigsten Informationen sehen Sie bereits im oberen Abschnitt.

Warenkorb

Mit dem Warenkorb bearbeiten Sie mehrere Artikel gleichzeitig.

Artikel im Warenkorb bearbeiten

1. Markieren Sie in der Artikelliste die gewünschten Artikel vorne mit dem Häkchen.
2. Wechseln Sie auf den Reiter Warenkorb. Dort befinden sich die ausgewählten Artikel.
3. Klicken Sie auf Aktionen, um die möglichen Funktionen zu sehen.

Warenkorb mit dem Menü „Aktionen“

So sparen Sie viel Zeit: Sie können zum Beispiel für alle Artikel die Etiketten auf einmal drucken oder die Warengruppen bzw. Artikeleigenschaften ändern.

Lager und Wareneingang

Im Bereich Lager sehen Sie Lagerbewegungen und buchen Zu- und Abgänge.

Lagerbewegungen anzeigen

1. Suchen Sie unter Lagerverwaltung den gewünschten Artikel.
2. Klicken Sie auf Lagerbewegungen, um die Bewegungen des markierten Artikels für einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen.

Lagerverwaltung

Lagerbewegungen mit Suchfiltern

Am oberen Rand können Sie mit Suchfiltern nach bestimmten Lagerbewegungen suchen.

Zugang oder Abgang buchen

Für einen einzelnen Artikel klicken Sie auf Zugang/Abgang und füllen die Felder aus.

Zugang/Abgang eines Artikels

Wareneingang

Mehrere Artikel auf einmal buchen Sie im Wareneingang zu.

1. Suchen Sie die gewünschten Artikel und fügen Sie sie hinzu. Alternativ fügen Sie sie über MDE-Übernahme mit dem Scanner hinzu.
2. Füllen Sie die Felder in der Liste aus (ähnlich wie bei der Bestellübernahme).
3. Klicken Sie auf Verbuchen und bestätigen Sie. Anschließend können Sie einen Wareneingangsbericht drucken.

Wareneingang

Inventur

In der Inventurübersicht sehen Sie alle erstellten Inventuren. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel „Inventuren“.

Neue Inventur erstellen

1. Klicken Sie auf Neue Inventur. Bestätigen Sie die Abfrage zur Datensicherung am besten mit Ja. Das ist empfehlenswert, aber nicht zwingend notwendig.
2. Wählen Sie den gewünschten Inventurtyp und den passenden Filter.

Neue Inventur

Nach kurzer Ladezeit erscheint die neue Inventur mit allen Artikeln. Einzelne Artikel können Sie über die Suche hinzufügen.

Inventur mit den geladenen Artikeln

Erfassungsliste drucken

1. Klicken Sie auf Erfassungsliste drucken.
2. Wählen Sie, ob zum Beispiel die Sollstände mitgedruckt werden sollen, und klicken Sie auf Auswählen.

Erfassungsliste drucken

Inventur abschließen

Tragen Sie die gezählten Mengen ein und klicken Sie auf Inventur abschließen.

Können Sie nicht sofort alles bearbeiten, schließen Sie die Inventur mit X Schließen – nicht mit Abschließen. Später öffnen Sie sie unter Inventur mit Offene Inventur bearbeiten wieder.

Nach dem Abschluss können Sie eine Inventurbewertung drucken.

Adressen und Auswertungen

Unter Adressen verwalten Sie Kunden und Lieferanten, unter Auswertungen finden Sie Berichte und Statistiken.

Adressen

Unter Adressen speichern Sie neue Kunden oder Lieferanten. Klicken Sie auf Neu und füllen Sie die Felder aus.

Adressen: Kunden

Auswertungen

• Beim Tagesabschluss wird der Kassierbericht automatisch gedruckt. Hier können Sie ihn nachdrucken.
• Häufig verwendete Berichte sind Kassierbericht, Erlösbericht, Journalbericht, Renner/Penner, Sammelaufstellung für Lieferscheine, Umsatzvergleichsberichte und Warenbewegungsberichte.
• Unter Journal Selektiv erstellen Sie selbst einen Bericht mit den gewünschten Kriterien.

Journal Selektiv

Aktionen

Unter Aktionen finden Sie regelmäßig benötigte Funktionen. Am häufigsten werden Daten an Kassen und Import verwendet.

Daten an Kassen

Mit Daten an Kassen übermitteln Sie Einstellungen, Artikel, Preise und andere wichtige Daten an die Kassen. Geänderte Einstellungen und neu importierte Artikel müssen an die Kassen synchronisiert werden, damit sie dort verfügbar sind.

Im Normalfall werden die Kassen im Fallbackmodus betrieben: Jede Kasse besitzt eine eigene lokale Datenbank, die mit der Hauptdatenbank abgeglichen wird. So können Sie am Wawi-PC zum Beispiel bereits neue Preise und Artikel importieren, die erst ab einem bestimmten Datum gelten, während an den Kassen noch mit den aktuellen Preisen gearbeitet wird.

1. Stellen Sie den Schieberegler bei den gewünschten Kassen auf Synchronisieren. Standardmäßig sind alle Kassen ausgewählt.
2. Klicken Sie auf Artikeldaten synchronisieren.

Daten an Kassen

Die Kassen müssen erreichbar sein, damit die Daten übermittelt werden können.

Tagesabschluss

Unter dem Reiter Tagesabschluss sehen Sie alle Abrechnungen der Kassen. Nachdem Sie die Abrechnungen kontrolliert und die Kassenstände gezählt haben, setzen Sie die Abrechnung auf abgeschlossen.

1. Markieren Sie den entsprechenden Abschluss vorne mit dem Häkchen.
2. Klicken Sie auf Abschließen.

Tagesabschluss

Das Abschließen ist wichtig, damit Lagerbuchungen und andere Einträge endgültig in die Hauptdatenbank geschrieben werden.

Datensicherung

Unter Datensicherung stellen Sie ein, wie oft die Abfrage zur Datensicherung automatisch startet, wie viele Backups behalten werden und welche Ordner gesichert werden. Das richtet normalerweise der Techniker ein.

Eine manuelle Sicherung starten Sie mit Erstellen. Das kann einige Minuten dauern.

Datensicherung

Artikelimport

Im Reiter Import importieren Sie Artikeldaten, zum Beispiel über den Tabakimport, den Zeitungsimport oder den Load.ag-Artikelimport.

Reiter „Import“

Tabakimport

1. Klicken Sie auf Tabakimport.
2. Wählen Sie die Lieferanten und Warengruppen aus, die Sie importieren möchten.
3. Starten Sie den Import. Standardmäßig ist der Testlauf aktiv, damit Sie sehen, welche Änderungen an den Artikeldaten vorgenommen würden.
4. Ist alles in Ordnung, starten Sie den Import erneut ohne Testlauf, um die Daten tatsächlich zu importieren.

Tabakimport mit Testlauf

Protokoll der Änderungen

Das Protokoll der Änderungen können Sie öffnen und abspeichern.

Feineinstellungen

Für detailliertere Einstellungen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Lieferanten oder eine Warengruppe und wählen Stammdaten. Diese Feineinstellungen richtet normalerweise der Techniker ein.

Einstellungen für den Tabakimport

Senden Sie nach dem Import Daten an Kassen, damit die Artikel dort verfügbar sind.

Einstellungen und Bedienerverwaltung

Die meisten Einstellungen nimmt der Techniker vor. Ändern Sie sie nur in Rücksprache mit einem Techniker.

Bedienerverwaltung

Die Bedienerverwaltung kann auch der Verantwortliche im Betrieb ändern, zum Beispiel um Benutzerkonten für neue Mitarbeiter einzurichten. Bei der Installation legt der Techniker gemeinsam mit Ihnen Ihren Benutzer und die der Mitarbeiter an.

Bedienerverwaltung

Wichtig: Bearbeiten Sie den Administrator keinesfalls. Er ist für Techniker vorgesehen.

Neuen Benutzer anlegen

1. Klicken Sie auf Anlegen.
2. Geben Sie den Namen und das Passwort des Benutzers ein und vergeben Sie die gewünschten Rechte.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Neuen Benutzer anlegen

Artikelimporter

Importer öffnen und Lieferanten auswählen

Mit dem TopTech Artikelimporter importieren Sie Artikelstämme Ihrer Lieferanten in die Warenwirtschaft.

Wichtig: Gehen Sie vor dem ersten Import alle Einstellungen durch und kontrollieren Sie, dass alles nach Ihrem Wunsch eingestellt ist.

Artikelimporter öffnen

1. Starten Sie den Artikelimporter (Tabakimport / Artikelimport NEU) über die Warenwirtschaft oder eine angelegte Verknüpfung.

Verknüpfung und Startfenster des Artikelimporters

Art des Imports auswählen

1. Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol, um die allgemeinen Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie das Land aus, dessen Großhändler angezeigt werden sollen.
3. Wählen Sie aus, ob Sie die TopTech-Kasse 5 oder TopTech-Kasse 6 benutzen.
4. Wählen Sie Ihre Vertriebsart: Tabakfachgeschäft oder Tabakverkaufsstelle.

Allgemeine Einstellungen

Lieferanten auswählen

Auf der linken Seite sehen Sie die verfügbaren Lieferanten für den Import.

1. Setzen Sie ein Häkchen vor dem Lieferantennamen, um die Artikel dieses Lieferanten zu importieren.

Lieferantenauswahl

Lieferanten und Warengruppen einstellen

Für jeden Lieferanten legen Sie fest, wie seine Artikel und Gruppen in Ihre Warenwirtschaft übernommen werden.

Lieferanteneinstellungen bearbeiten

1. Klicken Sie auf den Namen des Lieferanten. Rechts daneben erscheinen die verfügbaren Warengruppen des Lieferanten.

Einstellungen des ausgewählten Lieferanten

Standardauswahl und Zuordnung des Lieferanten

• Mit Beim Start ausgewählt (Lieferant) legen Sie fest, ob dieser Lieferant beim Start des Importers bereits ausgewählt ist.
• Unter Lieferant WAWI wählen Sie den entsprechenden Lieferanten aus Ihrer Warenwirtschaft aus. Beispiel: „Philip Morris Austria GmbH“ wird dem Lieferanten „PMI“ in Ihrer Warenwirtschaft zugewiesen.

„Beim Start ausgewählt“ und „Lieferant WAWI“

Artikelgruppen auswählen

1. Wählen Sie im Abschnitt Artikelgruppen aus, welche Gruppen importiert werden sollen.
2. Klicken Sie auf den Namen einer Artikelgruppe, um deren Einstellungen zu ändern. Rechts daneben erscheinen die Optionen.

• Mit Beim Start ausgewählt (Artikelgruppe) legen Sie fest, ob die Artikelgruppe beim Start des Importers bereits ausgewählt ist.
• Mit Einstellungen anzeigen blenden Sie zusätzliche Optionen ein.

Artikelgruppen und ihre Optionen

Warengruppen zuordnen

Weisen Sie den Artikelgruppen des Lieferanten die entsprechenden Warengruppen Ihrer Warenwirtschaft zu.

Ein rotes Ausrufezeichen neben einer Warengruppe bedeutet, dass keine automatische Zuordnung erfolgt ist. Ohne Zuordnung kann die Warengruppe nicht importiert werden.

Zuordnung der Warengruppen

Einstellungen für den Import

Im Abschnitt Einstellungen legen Sie fest, wie und was genau importiert wird. Diese Optionen können für jede Artikelgruppe jedes Lieferanten separat eingestellt und jederzeit geändert werden.

Testimport und Import

Vor dem endgültigen Import prüfen Sie die Artikel und Änderungen in einem Testimport.

Artikelvorschau und -auswahl

Unter dem Reiter Artikel sehen Sie eine Vorschau der verfügbaren Artikel der ausgewählten Artikelgruppe.

1. Entfernen Sie das Häkchen bei Artikeln, die nicht importiert werden sollen. Diese Auswahl bleibt gespeichert und kann jederzeit geändert werden.
2. Speichern Sie alle Einstellungen mit Speichern.

Reiter „Artikel“ mit der Artikelvorschau

Testimport durchführen

1. Klicken Sie auf Testimport. Sie erhalten eine Vorschau aller Artikel, die importiert würden, mit einer Vorher-/Nachher-Ansicht.
2. Prüfen Sie alle Änderungen. In schwarzer Schrift stehen die aktuellen Daten in Ihrer Warenwirtschaft, Änderungen durch den Import in grüner Schrift.
3. Wählen Sie mit dem Kontrollhäkchen gegebenenfalls Artikel ab, die Sie vom Import ausschließen möchten.
4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
5. Führen Sie den endgültigen Import mit Importiere Daten durch.

Testimport mit Änderungen in grüner Schrift

Die Auswahl der abgewählten Artikel bleibt gespeichert und kann in den Einstellungen jederzeit geändert werden. Artikel, die bereits vor dem Testimport abgewählt waren, werden im Testimport nicht angezeigt.